사무관리규정

제1장총 칙

제1조(목적)

제 1 조 (목적) 이 규정은 인천광역시중구시설관리공단(이하 “공단”이라 한다)의 사무처리의 능률화, 표준화를 기하기 위하여 사무관리에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)

제 2 조 (적용범위) 공단의 사무관리에 관한 기준은 다른 법령 또는 규정에서 따로 정한 것을 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제3조(정의)

제 3 조 (정의) 이 규정에서 사용되는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. “문서”라 함은 공단의 내부 또는 대외적으로 업무상 작성되거나 시행되는 문서와 공단이 접수한 모든 문서를 말한다. 또한 업무상 작성된 사진, 도표, 필름, 테이프, 디스켓, 도면, 슬라이드, 대장, 장부 등 기록물 전부를 포함한다.
2. “문서부서”라 함은 문서의 분류, 배부, 수발업무지원 및 보존 등 문서에 관한 사무를 주관하는 부서를 말한다.
3. “처리부서”라 함은 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 부서를 말한다.
4. “자료”라 함은 공단에서 생산 또는 취득하는 각종 기록물(문서를 제외한다) 중에서 공단에서 상당기간에 걸쳐 이를 보존 또는 활용할 가치가 있는 사진, 도표, 필름, 테이프, 디스켓, 도면, 슬라이드, 대장, 장부 등 각종 형태의 기록물 전부를 말한다.
5. “자료부서”라 함은 공단내의 자료관리에 관한 사무를 주관하는 부서를 말한다.
6. “정보통신망”이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집, 가공, 저장, 검색, 송신 또는 수신하는 정보통신체계를 말한다.
7. “전자문서”라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신․수신 또는 저장된 문서를 말한다.
8. “서명”이라 함은 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인이 문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 한글로 표시하는 것을 말한다.
9. “전자문자서명” 이라 함은 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.
10. “전자이미지서명”이라 함은 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.
11. “전자서명”이라 함은 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인의 신원과 전자문서의 변경여부를 확인할 수 있도록 당해 전자문서에 첨부되거나 논리적으로 결합된 전자적 형태의 정보로서 인증을 받은 것을 말한다.
12. “전자이미지관인”이라 함은 관인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 관인을 말한다.
13. “전자문서 시스템”이라 함은 문서의 기안, 검토, 협조, 결재, 등록, 시행, 분류, 편철, 보관, 보존, 이관, 접수, 배부, 공람, 검색, 활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

제4조(사무관리의 원칙)

1. ①공단의 사무는 용이성, 정확성, 신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.
   
2. ②다음 각호에 해당하는 경우에는 즉시 처리한 후, 문서로 작성하여 처리하여야 한다.
   • 1. 긴급하고 중요한 사항으로서 문서가 아닌 방법으로 처리한 사항
   • 2. 회의에서 합의된 사항
   • 3. 기타 향후 업무처리에 관계되거나 참고될 것이라고 인정되는 사항

제5조(사무의 분장)

제 5 조 (사무의 분장) 각 부서장은 사무의 능률적 처리와 책임소재를 명확히 하기 위하여 소관 사무를 단위업무별로 분장하되, 소속 직원간에 업무량이 균등하게 배분되도록 하여야 한다.

제6조(사무의 인계․인수)

1. ①공단직원이 인사발령 또는 사무분장조정 등의 사유로 사무를 인계․인수하는 때에는 담당사무에 관한 진행상황, 관계문서, 자료 기타 업무와 관련되는 사항을 구체적인 문서로 작성하여 인계․인수하여야 한다.
   
2. ②사무를 인계․인수하는 자는 사무인계․인수서 “별지 제1호서식”를 2부 작성하도록 하며, 공단 총괄부서와 처리부서에서 각각 보관한다.
   
3. ③후임자가 정하여지지 아니한 경우이거나 기타 특별한 사유로 후임자에게 사무를 인계할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 자에게 인계하여야 하고, 그 직무대리자는 후임자가 사무를 인수할 수 있게 된 때에 즉시 이를 인계하여야 한다.

제2장문서관리

제7조(문서의 종류)

제 7 조 (문서의 종류) 문서는 다음과 같이 규정문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서, 민원문서 및 일반문서로 구분하며, 그 내용은 다음 각호와 같다.
1. 규정문서는 정관, 규정 등 주로 규정사항을 정하는 문서를 말한다.
2. 지시문서는 지시, 예규, 규약, 일일명령 등 각 부서 및 소속직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.
3. 공고문서는 고시, 공고 등 일정한 사항을 일반인에게 알리기 위한 문서를 말한다.
4. 비치문서는 비치대장, 비치카드 등 일정한 사항을 기록하여 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.
5. 민원문서는 민원인이 공단에 대하여 진정, 건의, 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.
6. 일반문서는 제1호 내지 제5호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.

제8조(문서작성의 원칙)

제 8 조 (문서작성의 원칙) 문서는 다음 각호의 구분에 의하여 작성한다.
1. 규정문서는 조문형식에 의하여 작성하고, 누년 일련번호를 사용한다.
2. 지시문서는 다음 구분에 의하여 작성한다.
가. 지시
이사장이 직권 또는 소속 임직원의 문의에 의하여 소속직원에게 개별적, 구체적으로 발하는 명령으로서 시행문형식 “별지 제2호서식”에 의하여 작성하고, 연도표시 일련번호를 사용한다.
나. 일일명령
당직, 출장, 시간외근무, 휴가 등 일일업무에 관한 명령으로서 시행문형식 또는 회보형식 등에 의하여 작성하고, 연도표시 일련번호를 사용한다.
3. 공고문서는 다음 구분에 의하여 작성한다.
가. 고시
규정이 정하는 바에 따라 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서로서 연도표시 일련번호를 사용한다.
나. 공고
일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로서 연도표시 일련번호를 사용한다.
4. 비치문서는 비치대장, 비치카드 등 일정한 사항을 기록하여 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.
5. 민원문서 및 일반문서는 시행문형식 등에 의하여 작성한다. 다만, 회보 및 보고서는 다음 구분에 의하여 작성한다.
가. 회보
공단 이사장이 소속직원에게 업무연락, 통보 등 일정한 사항을 알리기 위한 경우에 사용하는 문서로서 연도표시 일련번호를 사용한다.
나. 보고서
특정한 사안에 대한 현황 또는 연구, 검토결과 등을 보고하거나 건의하는 때에 사용하는 문서로서 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 기안문형식 “별지 제2호서식”에 의하여 작성한다.

제9조(문서의 성립 및 효력발생)

1. ①문서는 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 결재권자의 결재(전자이미지서명 또는 전자서명에 의한 결재를 포함한다)가 있음으로써 성립한다.
   
2. ②“결재권자”라 함은 이사장 또는 사무위임전결규정에 의하여 결재권을 위임받은 자를 말한다.
   
3. ③문서는 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록되는 것을 말한다)됨으로써 효력을 발생한다. 다만, 고시 또는 공고문서의 경우에는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날부터 효력이 발생한다.

제10조(문서의 발신원칙)

문서는 처리부서에서 발신한다. 다만, 이사장이 필요하다고 인정하는 경우에는 공단 조직상 계통에 따라 따로 정할 수 있다.

제11조(문서의 전자적 처리)

문서의 기안, 검토, 협조, 결재, 등록, 시행, 분류, 편철, 보관, 보존, 이관, 접수, 배부, 공람, 검색, 활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자문서시스템상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.
제2절 문서의 작성

제12조(문서작성의 일반사항)

1. ①문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 올바른 뜻의 전달을 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 기타 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.
   
2. ②문서에 사용하는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 한다.
   
3. ③문서에 사용하는 일시의 표기는 숫자로 하되, 연월일의 글자는 생략하고 그자에 온점(.)을 찍어 표시하며, 시간은 24시각제에 따라 숫자로 하되 시․분의 표시는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.
   
4. ④문서의 작성에 쓰이는 용지의 규격은 가로 210㎜, 세로 297㎜를 원칙으로 한다. 다만 도면, 통계표, 증빙서류 기타 특수한 형식의 문서는 예외로 한다.
   
5. ⑤문서는 용지의 위로부터 30㎜, 왼쪽부터 20㎜, 오른쪽 및 아래로부터 각각 15㎜의 여백을 둔다. 다만, 규정 등 가로로 편철하여야 할 것은 용지의 왼쪽부터 30㎜의 여백을 둔다. 이때 상단․하단 및 오른쪽은 각각 15㎜의 여백을 둔다.
   
6. ⑥문서에 쓰이는 용지의 색은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 원칙적으로 흰색을 사용한다.
   
7. ⑦문서에 쓰이는 문자의 색은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시를 필요로 할 경우에는 다른 색을 사용할 수 있다.

제13조(문서의 수정)

1. ①문서의 일부분을 삭제 또는 수정한 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 당해 글자의 중앙에 두선을 긋고 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인하여야 하며, 삭제 또는 수정한 부분이 문서의 중요한 내용인 때에는 문서의 여백에 글자수를 기재하고 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 시행문을 삭제 또는 수정한 경우에는 문서의 여백에 삭제, 수정한 글자수를 표시하고 직인으로 날인하여야 한다.
   
2. ②전자문서를 본문의 규정에 따라 수정할 수 없는 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정전의 전자문서는 기안자, 검토자, 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.

제14조(문서의 간인)

1. ①다음 각호에 해당하는 문서가 두장 이상 계속되는 경우에는 “별표 1”의 간인용 결재인으로 기안문에 간인하여야 하며, 간인문서를 시행할 때에는 직인관리자가 그 시행문에 직인으로 간인하여야 한다. 다만, 경미한 사항일 때에는 그러하지 아니하다.
   • 1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
   • 2. 사실 또는 법률관계 증명에 관계되는 문서 등
     
2. ②전자문서의 간인은 면표시 등의 방법으로 할 수 있다.

제15조(면표시)

1. ①전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서가 두장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 하부 중앙 좌측에 전체면수를, 우측에 그 일련번호를 붙임표(-)로 이어 기입한다.
   
2. ②첨부서류를 별도로 보관할 때에는 면의 표시를 따로 하되, 전체면수를 생략할 수 있다.

제16조(발신명의)

1. ①대외로 발신되는 문서는 특별히 정한 경우를 제외하고는 이사장의 명의로 발신한다.
   
2. ②공단내 부서 상호간에 수발되는 협조문은 각 부서장의 명의로 발신한다.
   
3. ③내부결재 문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.

제17조(문서에 대한 표시)

1. ①문서의 내용이 이사장 스스로 처리하여야 하거나 반드시 알고 있어야 하는 외부문서를 수신 또는 접수한 부서의 장은 이사장에게 즉시 보고한 후 이를 처리하여야 한다.
   
2. ②신속히 전달되거나 처리되어야 할 문서를 발송할 때에는 “별표 2”에 의한 “지급”의 주인을 표시하여야 한다.
   
3. ③제2항의 규정에 의한 표시의 취급은 기안문에는 기안자가 그 문서의 왼쪽상단 여백에, 시행문에는 문서통제관이 시행문의 왼쪽상단 여백에 각각 표시하여야 하며, 문서를 봉투에 넣어 발송하는 때에는 그 봉투의 적당한 여백에도 같은 표시를 하여야 한다.
   
4. ④문서의 서식, 금전, 유가증권, 참고서류 및 기타 물품이 첨부되는 때에는 본문의 내용이 끝난 다음줄에 첨부(또는 붙임)의 표시를 하고, 첨부물 명칭과 수량을 쓰되 첨부물이 두가지 이상인 때에는 나누어 표시하여야 한다.
   
5. ⑤문서 및 유가증권에 금액을 표시하는 때에는 제12조 제2항의 규정에 의하여 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 기재하여야 한다. (예시) 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)

제18조(문서번호)

1. ①문서번호는 부서명․문서등록번호로 구성하되, 부서기호는 각 부서단위로 한다.
   
2. ②문서등록번호는 문서등록대장(전자문서를 포함한다)에 기록하여 부여받는 번호를 말한다.
   제3절 문서의 구성

제19조(문서의 구성)

1. ①기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문, 본문, 결문으로 구성한다. 다만 전자문서인 경우에는 두문, 본문, 결문 및 붙임으로 구성하거나 표제부와 본문부로 구성할 수 있으며 표제부와 본문부로 구성하는 경우에는 두문, 본문의 제목 및 결문으로, 본문부는 제목, 내용 및 붙임으로 구성한다.
   • 1. 두문은 기관명 및 수신자로 하며 부서의 기호 및 수신처기호는 “별표 3”에 의한다.
   • 2. 본문은 제목, 내용 및 붙임으로 한다. 다만 전자문서인 경우에는 제목 및 내용으로 할 수 있다.
   • 3. 결문은 발신명의, 기안자, 검토자 결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(전 자문자서명, 전자이미지서명을 포함한다. 이하같다), 생산등록번호와 시 행일자, 접수등록번호와 접수일자, 발신기관의 우편번호, 주소, 홈페이지 주소, 전화번호, 모사전송번호, 개인의 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.
     
2. ②제1항제3호의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호는 각 부서별로 하며, 두문의 수신자 란에는 수신자명 또는 수신자 기호를 쓰고 이어서 괄호 안에는 업무를 처리할 보조기관 또는 보좌기관의 직위를 쓴다.
   
3. ③수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 기술하기 곤란한 경우에는 두문의 수신자란에 “수신처 참조”라고 쓰고 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자 명 또는 수신자 기호를 표시한다.
   
4. ④제2항 규정에 의한 수신자의 기호는 이사장이 정한다.
   
5. ⑤문서의 본문 중 제목은 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간명하게 표시하여야 하며, 내용은 그 문서로서 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하여야 한다.

제20조(항목구분)

1. ①,
2. ②,
3. ③ …… 로 나누어 표시한다.
   8. 여덟째 항목의 구분은 ㉮, ㉯, ㉰ …… 로 나누어 표시한다.
   9. 제2호․제4호․제6호․제8호의 경우에 하, 하), ㈛ 이상 더 계속될 때에는 거, 거), (거) …… 너, 너), (너) …… 로 나누어 표시한다.

제21조(끝표시와 첨부의 표시)

1. ①문서의 본문이 끝나면 한자 띄우고 “끝”표시를 하며, 첨부물이 있는 때에는 첨부의 표시문 끝에 한자 띄우고 “끝”표시를 하여야 한다.
   
2. ②본문(표를 포함한다)이나 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선이 닿았을 때에는 다음줄 왼쪽 기본선에서 한자 띄우고 “끝”자를 쓴다. 다만, 첨부물이 둘 이상일 때에는 항목 구분을 해야 한다.
   
3. ③일괄기안의 경우 “끝” 표시는 각 안마다 제1항 및 제2항의 요령에 의하여 표시하여야 한다.
   제4절 기안 및 결재

제22조(문서의 기안)

1. ①문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 하며, 서식이 따로 정하여져 있는 것을 제외하고는 “별지 제2호서식”에 의한 기안문서(이하 “기안문”이라 한다)를 사용한다.
   
2. ②기안문의 결재란은 발의자(기안하도록 지시하는 자를 말하며, 기안자가 스스로 입안하는 경우에는 기안자를 말한다)와 보고자(결재권자에게 직접 보고 하는 자를 말한다)를 알 수 있도록 표시하여야 한다. 다만, 다음 각호의 문서는 이를 생략할 수 있다.
   • 1. 검토 및 결정을 요하지 아니하는 문서
   • 2. 제증명발급, 회의록 기타 단순한 사실을 기록한 문서
   • 3. 일상적, 반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서
     
3. ③보고서, 계획서, 검토서 등 내부결재문서의 기안문은 “별지 제3호서식”에 의하며 시행문으로 변환하여 사용할 수 없다. 또한, 기안문 작성시 제2항의 규정을 준용한다.

제23조(일괄기안)

상호 관련성이 있는 문서로서 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정될 때에는 제1안․제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있으며, 시행문을 작성할 때에는 이를 복사하여 사용한다.

제24조(수정기안)

수신한 문서를 수정하여 기안하고자 할 때에는 수신한 문서와 다른 색깔의 글자로 수정 또는 기입 하는 방법으로 기안할 수 있다.

제25조(전자문서의 일괄기안)

전자문서의 내용이 서로 관련성이 있는 경우에는 각안을 동시에 일괄하여 기안할 수 있다. 이 경우 특별한 경우를 제외하고는 각각 다른 생산등록 번호를 사용하여 같은 일시에 시행하여야 한다.

제26조(서식에 의한 처리)

문서번호, 수신기관란 등이 설계된 서식으로 작성한 문서는 기안문을 따로 작성하지 아니하고, “별표 4”의 간이 결재인을 찍은 후 결재를 함으로써 기안에 갈음할 수 있다.

제27조(장부에 의한 처리)

증명서교부 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하지 아니하고, 그 내용을 관계대장에 기입하여 처리할 수 있다.

제28조(기안자 등의 표시)

1. ①기안문의 기안자란에 서명(전자이미지서명 또는 전자서명을 포함한다)하며, 검토 또는 협조한 자는 해당란에 직위 또는 직급을 쓰고 서명하되, 다른 의견을 표시하는 때에는 기안문의 해당 서명란에 “의견있음”라고 표시하고 의견을 표시한 곳에 서명하여야 한다.
   
2. ②기안문의 결재란에 발의자는 ★표시를, 보고자는 ◉표시를 해당직위 또는 직급의 앞 또는 위에 한다. 다만, 전자문서의 결재 등 결재권자에게 직접 보고하지 아니하는 경우에는 표시를 생략한다.

제29조(검토 및 협조)

1. ①기안문의 내용이 다른 부서에 관련되는 것일 때에는 결재권자의 결재를 받기 전에 기안용지의 협조자란에 협조(서명)를 얻어야 한다. 다만, 협조자가 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있다.
   
2. ②제1항의 규정에 의하여 기안문을 검토, 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 경우에는 지체없이 그 구체적인 사유를 명시하고 서명하여야 하며, 동의할 수 없음을 이유로 서명을 거부하거나 문서의 회송을 지연시켜서는 아니된다.
   
3. ③문서협조가 이루어지지 아니한 사항은 결재권자의 결정에 따른다.

제30조(결재)

1. ①기안문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.
   
2. ②결재권자의 결재는 결재란에 서명 또는 날인으로 하며, 필요에 따라 결재일시를 표시한다.

제31조(전결 등의 표시)

1. ①이사장은 그 사무의 경중에 따라 그 소속 임원 또는 부서의 장(이하 “부서장”이라 한다)으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결사항은 공단의 규정으로 정한다.
   
2. ②결재권자가 출장, 휴가 기타 사유로 상당기간 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결할 수 있으며, 대결한 문서 중 그 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후보고 하여야 한다.
   
3. ③긴급을 요하는 문서에 있어서 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없을 때에는 그 직무를 대행할 수 있는 자의 대결로 우선 시행하고, 즉시 결재권자의 후결을 받아야 한다.
   
4. ④전결문서 중에 그 내용이 특별하거나 보고 또는 열람을 필요로 하는 경우에는 문서상에 “후열”의 표시를 하고, 결재권자의 후열을 받아야 한다.
   
5. ⑤제1항 내지 제4항의 규정에 의하여 전결 또는 대결한 문서는 결재권자가 결재한 것과 동일한 효력을 가지며, 결재권자가 후결함에 있어 그 내용을 수정한 부분은 장래에 한하여 효력을 가진다. 이 경우 수정사항은 지체없이 수신자에게 통보하여야 한다.
   
6. ⑥전결 및 대결하는 경우에는 전결권자 또는 대결권자의 결재란에 “전결” 또는 “대결”의 표시를 한 후 결재권자란에 서명 또는 날인하며, 후결과 후열의 경우에는 결재권자란에 그 표시를 하고 전결권자 또는 대결권자가 각각 서명 또는 날인한다.
   
7. ⑦전결, 대결, 후결 및 후열의 표시방법은 “별표 5”과 같다.
   제5절 문서의 발송

제32조(시행문의 작성)

1. ①결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 수신자별로 시행문서를 작성하여야 한다. 다만, 수신처가 개인 또는 특별한 사유가 있는 때에는 문서처리란을 표시하지 아니한다.
   
2. ②시행문에는 그 처리담당자의 소속부서, 성명 및 전화번호를 기재하여야 한다.
   
3. ③전자문서는 별도의 시행문을 작성하지 아니하고, 결재한 문서를 시행문으로 변환하여 시행한다. 다만, 비밀문서는 그러하지 아니하다.
   
4. ④단순업무에 관한 지시, 자료요구, 업무연락, 통보, 공지사항, 일일명령 등의 시행문을 정보통신망을 통하여 게시한 때에는 당해 문서를 시행한 것으로 본다.

제33조(직인의 날인)

1. ①이사장의 명의로 발송하는 인사발령통지서, 상장, 각종 증명서류에 속하는 문서 및 대외로 발송되는 시행문서에는 직인(전자직인을 포함한다)을 날인하고, 부서별 상호간에 발신되는 문서는 부서장의 서명으로 발신할 수 있다.
   
2. ②공단내부에서 부서간 상호 발송되는 문서에는 직인을 날인하지 아니하고, “별표 6”의 “직인생략”의 표시를 시행문 발신기관명 위에 날인한 후 시행할 수 있다.
   
3. ③직인을 날인할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 관인날인에 갈음하여 인영을 인쇄하여 사용할 수 있으며, 이 경우 업무수행에 지장이 없다고 인정되는 때에는 문서의 크기나 용도에 따라 인영의 크기를 적절하게 축소 인쇄하여 사용할 수 있다.

제34조(문서의 발송)

1. ①시행문은 처리부서에서 발송하되, 종이문서의 경우에는 이를 복사하여 발송하고, 전자문서인 경우에는 전자문서시스템상에서 발송하며, 문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편, 우편, 모사전송, 전화 등의 방법으로 발신할 수 있다. 다만, 그 내용이 중요한 문서는 인편, 등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.
   
2. ②전자관인을 찍은 문서 중 정보통신망을 이용하여 시행할 수 없는 문서는 출력하여 시행할 수 있다.
   
3. ③처리부서의 문서수발사무를 담당하는 자는 발송할 문서를 문서등록대장에 기재하여 발송한다.
   
4. ④모사전송 등의 방법으로 발신할 경우에는 통신보안에 필요한 조치를 취하여야 하며, 이 경우 시행문을 그 기안문과 함께 보관하여야 한다.
   
5. ⑤직인(전자직인을 제외한다)을 찍어 시행하는 문서는 직인관리자가 직인을 찍은 후 처리부서에서 발송하여야 한다.
   
6. ⑥전신․전신타자․전화 또는 모사전송으로 발신하는 문서는 모사전송 송․수신대장 “별지 제4호서식”에 기록한 후 발신하여야 하며, 기안자가 기안문 작성시 기안문의 취급란에 전신, 전신타자, 전화 또는 모사전송의 표시를 하여 문서통제시 확인을 받아야 한다. 다만, 시행할 공문의 내용이 비밀사항이거나 그러하지 아니한 경우에도 누설됨으로써 공단의 이익을 해할 우려가 있는 사항은 이사장의 결재를 받아 암호 또는 음어로 발신하여야 한다.
   
7. ⑦수신기관은 전신타자기나 모사전송기의 고장 및 오자, 탈자 등으로 수신된 문서의 경우 그 내용을 해독할 수 없을 때에는 재송신을 요청하여야 하며, 재송신의 요청을 할 때에는 재송신이라 표시하고 송신하여야 한다.
   
8. ⑧인편으로 발송하는 경우에는 인편에 의한 문서발송대장 “별지 제5호서식”을 작성하여 수령인의 서명 또는 날인을 받아야 한다.
   
9. ⑨책자 기타 간행물을 배부할 때에는 문서등록대장의 기록을 생략할 수 있다.

제35조(문서의 등록)

1. ①문서는 당해 문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재일자 순에 따라 문서등록대장 “별지 제6호서식”에 기록하여 문서번호를 부여하여야 한다. 이 경우 내․외부 문서등록대장을 구분하여 사용하여야 한다.
   
2. ②문서등록번호는 연도별 일련번호로 하고, 내부결재문서인 때에는 문서등록대장의 수신처란에 “내부결재” 표시를 하여야 한다.
   
3. ③기안용지에 의하여 작성하지 아니한 보고서 등의 문서는 그 문서의 표지 왼쪽 상단 여백에 “별표 7”의 문서등록표시를 하여 내용을 기재한 후 등록하여야 한다.
   제6절 문서의 접수 및 처리

제36조(문서의 접수)

1. ①문서는 처리부서에서 접수하여야 한다. 문서를 담당하는 부서에서 문서를 접수한 때에는 문서배부대장 “별지 제7호서식”에 기록한 후 지체없이 처리부서에 배부하여야 하며, 당직근무자가 문서를 접수한 때에는 다음날 출근시간 직후에 처리부서에 인계하여야 한다.
   
2. ②문서를 접수한 때에는 문서접수대장 “별지 제8호서식”에 기록하고, 접수문서에는 “별표 8”의 문서처리인을 두문의 오른쪽 여백에 찍는다. 다만, “별지 제3호서식”을 사용한 경우에는 그러하지 아니하다.
   
3. ③우편으로 발송한 문서를 접수한 경우 발송기관의 요구가 있는 때에는 공문서영수증 “별지 제9호서식”을 송부하여야 하며, 인편에 의하여 접수한 문서는 제34조제8항의 규정에 의하여 수령인란에 날인하거나 서명하여 영수의 표시를 하여야 한다.
   
4. ④처리부서의 장은 중요한 문서를 접수한 경우에는 결재권자(전결권자 포함)에게 즉시 보고하고, 결재권자의 지침을 받아 처리하여야 한다.

제37조(전신문서 등에 의한 접수)

1. ①전신․전신타자 또는 모사전송에 의하여 문서를 접수한 경우 수화자는 전언통신문 “별지 제10호서식”과 제34조제6항에 의거 모사전송 송․수신대장에 수신 상황을 기록 정리하여야 한다.
   
2. ②모사전송의 방법으로 수신한 문서의 보존기간이 1년 이상인 문서는 복사하여 접수하여야 한다.
   
3. ③문서부서 이외의 부서에서 전화를 받아 작성한 문서는 지체없이 문서부서에 인계하여 이를 접수하게 하여야 한다.

제38조(문서분류 및 처리)

1. ①문서부서에서 문서를 접수한 때에는 지체없이 제36조 제1항의 규정에 의거 처리부서에 배부하고, 문서가 둘 이상의 부서에 관련되는 경우에는 가장 관계가 깊은 부서에 이송한다.
   
2. ②지급문서는 다른 일반문서에 우선하여 이송하고 처리하여야 한다.
   
3. ③문서부서에서 이송된 문서는 처리부서에서 문서접수대장에 기록 유지하여야 한다.

제39조(문서의 반송 및 이송)

1. ①접수한 문서가 형식 및 내용상 잘못이 있을 때에는 “별지 제11호서식”에 의하여 그 뜻을 기재하여 이를 반송할 수 있으며, 필요에 따라 전화 등에 의하여 보완하게 할 수 있다.
   
2. ②문서부서로부터 업무와 관련되지 않은 문서를 접수한 처리부서의 장은 그 뜻을 기재한 후 지체없이 이를 문서부서로 회송하여야 하며, 문서부서는 업무와 관련이 있는 처리부서로 다시 이송하여야 한다. 다만, 공단의 업무에 속하지 아니하는 문서는 즉시 발송기관으로 반송하여야 한다.
   제7절 문서심사

제40조(심사기관)

1. ①이사장은 문서에 관한 심사사무를 담당하게 하기 위하여 처리부서에 문서심사관을 둔다.
   
2. ②처리부서의 실정에 따라 문서심사관의 소관사무 일부를 분담하게 하기 위하여 보조문서심사관을 둘 수 있다.
   
3. ③제1항의 규정에 의한 문서심사관은 문서부서의 장으로 하며, 제2항의 규정에 의한 보조문서심사관은 총무담당자를 당연직으로 한다.

제3장문서의 보관 및 보존

제41조(정의)

문서의 보관 및 보존에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. “보관”이라 함은 문서의 처리완결 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.
2. “보존”이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다.
3. “이관”이라 함은 완결된 문서를 문서보존 부서로 인계하는 것을 말한다.
4. “문서보관처”라 함은 문서를 보관 또는 보존하기 위하여 이사장이 정한 부서를 말한다.
5. “집중관리”라 함은 처리완결된 모든 문서를 기관단위로 문서부서에서 일괄 집중하여 보관, 보존하는 것을 말한다.
6. “분산관리”라 함은 처리부서 단위로 처리 완결된 모든 문서를 일괄하여 보관, 보존하는 것을 말한다.

제42조(보존기간)

문서보존기간의 기준은 영구, 준영구, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년 보존 등 7종으로 구분하며 종별 문서보존기간은 “별표 9”과 같다. 다만, 문서보존기간에 대하여 따로 정한 것은 예외로 한다.

제43조(보존기간의 변경)

각 문서관리단위의 보존책임자는 매년 1회이상 제42조의 규정에 의하여 정하여진 문서보존기간의 적정여부를 검토하고, 소정의 보존기간을 연장 또는 단축하거나 즉시 폐기할 필요가 있다고 판단될 때에는 이사장의 결재를 받아 그 기간을 연장 또는 단축할 수 있다.

제44조(보존기간의 기산)

보존기간은 처리 완결된 연도의 다음해 1월 1일부터 기산한다.

제45조(문서관리단위)

1. ①각 부서의 장은 문서의 발생량 및 성질에 따라 집중관리 또는 분산관리를 실시하여야 한다.
   
2. ②제1항의 규정에 의하여 문서심사관은 집중관리 단위에는 관리전담자를 두고, 분산관리 단위에는 관리담당자를 지정하여야 한다.
   제2절 편철 및 보관

제46조(1건철)

문서는 안건마다 그 발생, 경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생, 경과, 완결의 순으로 정리하고 완결된 순으로 표지를 사용하여 1건으로 합철한다.

제47조(보관철의 사용)

1. ①1건철이 된 문서를 보관할 때에는 “별지 제12호서식”을 기재하여 보관철(홀다)을 사용하는 것을 원칙으로 한다.
   
2. ②보관철 표지에는 기능명칭(제목), 생산연도 및 부서명을 기재한다.
   
3. ③보관철내의 문서량은 200매를 기준으로 함을 원칙으로 한다.

제48조(편철방법)

완결된 1건문서는 보관철의 조견표가 있는 면에 완결일자 순으로 최근문서가 하부에 위치하도록 철하고, 그 반대면에 “별지 제13호서식”의 색인목록을 붙인다.

제49조(조견표)

보관철의 조견표는 문서의 분류번호, 생산연도, 보존기간, 제목 및 보존기간 종료일자를 “별지 제14호서식”에 의하여 기재하여야 한다

제50조(색인목록)

색인목록에는 최종 1건 문서의 대표적인 완결문서 건명을 기재한다. 다만, 대표적인 완결문서 건명으로 1건철의 내용이 분명하지 아니한 때에는 부제목을 기재한다.

제51조(면수표지)

보관철 내에 면수표시는 하부 한계선 중앙하단에 그 면의 일련번호만을 기입한다.

제52조(특수문서의 보관)

첨부물로 된 인쇄물이나 책자를 보관철에 합철하기 곤란한 경우에는 표면에 관계문서의 부서의기호, 문서분류번호, 일자 및 제목을 기재하여 따로 보관한다.

제53조(서류함)

1. ①완결된 문서는 서류함에 보관하도록 하고, 보관철의 배열은 문서분류번호 순으로 조견표의 기재사항을 용이하게 볼 수 있도록 하여야 한다.
   
2. ②서류함에는 “별지 제13호서식”에 의한 보관, 보존문서철 색인표를 비치 또는 부착한다.

제54조(미결문서의 보관)

1건철로 완결되지 아니한 미결문서는 업무담당별로 미결문서 보관철에 1건으로 가철하여 완결될 때까지 지정한 서류함 또는 서랍에 보관한다
제3절 보존인계

제55조(보존인계)

처리부서 매년 1월에 전년도 완결된 문서를 편철완료한 후에 문서보관처 관리담당자에게 인계하여 정리, 보존할 수 있도록 하여야 한다. 다만, 수시로 열람할 필요가 있는 보관철은 3년까지 각 처리부서별로 보존할 수 있다.

제56조(문서이관)

제55조의 규정에 의하여 보존문서를 이관할 때에는 “별지 제15호서식”의 보존문서 인계, 이관서를 2부 작성하여야 하며, 1부는 문서보관처 관리담당자의 수령인을 받아 처리부서에서 보관하고, 1부는 인계․이관될 문서에 첨부한다.
제4절 보 존

제57조(문서의 보존)

1. ①문서의 보존은 연도별, 분류번호별 및 보존기간별로 보존하여야 한다.
   
2. ②문서보관철의 표지는 원칙적으로 흑표지를 사용하며 “별지 제16호서식”과 같이 기재한다

제58조(보존문서 기록대장)

보존문서의 현황을 파악하기 위하여 “별지 제17호서식”에 의한 보존문서 기록대장을 보존기간별로 기록 비치하여야 한다.

제59조(점검 및 소독)

관리전담자 또는 관리담당자는 매년 1회이상 보존문서 기록대장과 보존문서를 대조하여 보존상태를 확인하여야 하며, 보존문서의 변질, 해충피해 등을 방지하기 위하여 소독을 실시하여야 한다.
제5절 대출 및 폐기

제60조(문서보관철의 대출․열람․복사)

1. ①문서보관철을 대출할 때에는 “별지 제18호서식”에 의하여 보존문서 대출기록대장을 기재한 후, 관리전담자 및 관리담당자의 승인을 얻어 필요한 보관철을 대출하여야 한다.
   
2. ②대출기간은 7일 이내로 하며, 7일을 초과할 때에는 그 기간을 갱신하여야 한다.
   
3. ③보관철의 열람, 대출 및 복사는 직무수행상 필요한 직원에 한하며 관리전담자 또는 관리담당자의 지시에 따라야 한다.
   
4. ④직원 이외의 자가 문서의 열람 또는 복사를 하고자 할 때에는 문서보존관리 부서장의 승인을 얻어야 한다.

제61조(보존기간 경과문서의 폐기)

1. ①보존기간이 끝난 문서는 보존문서 기록대장에 붉은색으로 폐기일자를 기입한 후 폐기한다.
   
2. ②폐기되는 문서는 “별표 10”에 의한 폐기인을 붉은색으로 날인한다.

제62조(폐기문서의 인계)

1. ①폐기문서의 인계는 다음 각호에 의한다.
   • 1. 제56조의 규정에 의하여 인계된 보존문서의 폐기는 문서보존
     관리 부서에서 한다
   • 2. 기타 문서는 문서보존관리 부서에서 인계하거나 협의하여 폐기한다.
     
2. ②문서의 폐기는 비밀문서 기타 특별한 경우를 제외하고는 소각하지 아니하며, 재생하여 활용할 수 있는 방법으로 처리하도록 한다.

제4장서식관리

제63조(서식제정의 원칙)

장기적으로 반복하여 사용되는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정함을 원칙으로 한다.

제64조(서식의 제정․개정 및 폐지)

서식을 제정, 개정 또는 폐지할 때에는 문서부서와 협의를 한 후, 이사장의 승인을 얻어 시행하여야 한다. 다만, 내용의 변경을 가져오지 않는 범위 안에서 자구의 수정이나 활자의 크기변경 등과 같은 경미한 사항에 대하여는 그러하지 아니하다.

제65조(서식의 승인신청)

1. ①제64조의 규정에 의한 서식의 제정, 개정 또는 폐지의 승인을 얻고자 할 때에는 “별지 제19호서식”의 서식승인신청서에 서식초안 2부를 첨부하여 문서부서에 제출하여야 한다.
   
2. ②제1항의 규정에 의하여 둘 이상의 부서에 관계되는 서식은 그 관계부서와 미리 협의하여야 한다.

제66조(서식의 승인기준)

1. ①제64조의 규정에 의한 서식의 승인은 다음 각호의 기준에 의한다.
   • 1. 용지의 규격은 제12조의 규정에 의한다.
   • 2. 용지의 색채는 제12조의 규정에 의한다.
   • 3. 이미 승인되어 있는 서식과 중복되거나 통합이 가능한 것 또는 서식으로서의 필요성이 없는 것은 승인하지 아니한다.
     
2. ②용지의 지질 및 중량기준은 신문용지를 사용함을 원칙으로 한다. 다만, 다음 각호에 해당하는 서식은 다른 용지를 사용할 수 있다.
   • 1. 영구 보존문서의 서식
   • 2. 외국기관을 상대로 하는 문서의 서식
   • 3. 표창장 등 존엄성을 요하는 서식
   • 4. 유가증권 기타 이와 유사한 각종 문서의 서식
   • 5. 일반의 열람에 사용하는 문서의 서식
   • 6. 양면을 사용하여 비치하는 부책의 서식
   • 7. 휴대 또는 비치를 요하는 각종 증명서의 서식
   • 8. 기타 특수한 목적을 위하여 사용하는 서식
     
3. ③제2항의 서식별 지질 및 중량에 관하여는 제64조의 규정에 의한 승인권자가 정한다.

제67조(승인의 표시)

서식 승인권자는 승인한 서식의 하단에 승인번호, 승인일자, 용지의 크기, 지질 및 중량을 표시하여야 한다.

제5장업무편람

제68조(업무편람의 작성활용)

공단은 상당기간에 걸쳐 반복적으로 행하는 업무에 대하여는 그 업무의 처리가 표준화, 전문화될 수 있도록 업무편람을 작성하여 활용함을 원칙으로 한다.

제69조(업무편람의 종류)

업무편람은 다음과 같이 행정편람과 직무편람으로 구분한다.
1. 행정편람은 사무처리절차, 기준 및 장비운용방법 기타 일상적 근무규칙 등에 관하여 각 업무담당자에게 필요한 지침, 기준, 지식을 제공하는 업무지도서 또는 업무참고서를 말한다.
2. 직무편람은 부서별로 그 소관업무에 대한 업무계획, 관리업무현황 기타 참고자료 등을 체계적으로 정리하여 활용하는 업무현황철 또는 업무참고철을 말한다.

제70조(행정편람의 수정 및 보완)

행정편람은 관련제도의 변경 등으로 내용을 수정 또는 보완하여야 하는 사유가 발생한 때에 그 내용을 수정 또는 보완하여야 한다.

제71조(직무편람의 작성)

1. ①직무편람은 다음 사항이 포함되도록 작성하되 수시로 보완하여 활용할 수 있도록 하여야 하며, 업무를 인계․인수할 때에는 이를 함께 인계․인수하여야 한다.
   • 1. 업무연혁, 관련업무현황 및 주요업무계획
   • 2. 업무의 처리절차 및 흐름도
   • 3. 소관 보존문서 현황
   • 4. 기타 업무처리에 필요한 참고사항
     
2. ②직무편람은 부서별로 작성하며 컴퓨터 화일로 관리할 수 있다.

제6장보 칙

제72조(외국어로 된 문서)

1. ①외국어로 된 문서를 접수한 때에는 처리부서에서 한글로 된 번역문을 작성 첨부하여 처리하는 것을 원칙으로 한다.
   
2. ②외국기관 또는 외국인에게 보낼 문서의 기안은 기안용지에 한글로 기안하여 해당 외국어 번역문을 첨부하여 결재를 받아야 한다.
   
3. ③업무상 필요한 때에는 외국어와 한글을 병용한 서식을 제정하여 사용할 수 있다.
   
4. ④외국기관에 보내기 위하여 작성하는 문서는 국제서식 또는 관계 외국기관의 서식에 따를 수 있다.
   
5. ⑤외국기관으로 발신하는 문서는 이사장의 명의로 함을 원칙으로 한다. 다만, 특별한 경우에 한하여 외국기관에 상응하는 부서장의 명의로 발신할 수 있다.

제73조(요약보고서)

1. ①결재권자의 서명 또는 승인을 요하는 결재서류에는 필요에 따라 요약보고서를 작성 첨부한다.
   
2. ②요약보고서에는 공문의 요점, 사실, 상태 등을 간략하고 조리있게 정리하여 기재한다.
   
3. ③공문을 문서철에 편철할 때에는 요약보고서를 제거한 후 편철한다.

제74조(기록보고서)

1. ①직원이 대외적인 회의 또는 회합에 참석한 경우에는 방문결과의 복명을 위하여 “별지 제20호서식”의 기록보고서를 작성 제출하여야 한다.
   
2. ②기록보고서에는 회의 또는 회합의 목적, 결과 및 발견한 문제점 등을 기재한다.

제75조(회보)

1. ①직원에 대한 주지사항 및 안내사항 등 필요한 사항은 이를 “별지 제21호서식”에 의한 회보를 작성하여 회람할 수 있다.
   
2. ②회보에는 주요인사사항, 지시사항, 연락사항, 공지사항 등을 구분하여 기재하되 항목이 바뀔 때마다 제목을 표시한다.
   
3. ③회보를 유인 배부하는 경우에는 이사장의 서명을 생략할 수 있다.

제76조(준용규정)

이 규정에서 정하지 아니한 사항은 공공기관의 기록물관리에 관한 법률, 정부사무관리규정을 준용한다.

부칙

①(시행일) 이 규정은 공포한 날부터 시행한다.