기록물관리 규정

제1장총칙

제1조(목적)

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 인천중구시설관리공단 기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의)

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. “기록물”이란 인천중구시설관리공단(이하 “공단”이라 한다)이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.
2. “기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관(移管)ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.
3. “전자기록물”이란 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신ㆍ수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료를 말한다.
4. “비치기록물”이란 카드ㆍ도면ㆍ대장 등과 같이 주로 사람ㆍ물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되어 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제4호에 따른 처리부서에서 계속 비치ㆍ활용하여야 하는 기록물을 말한다.
5. “중요기록물”이란 공단의 핵심 업무수행을 증명하기 위해 역사적ㆍ행정적ㆍ증빙적 가치를 종합적으로 판단하여 선별한 기록물을 말한다.
6. “단위업무”란 업무 간의 유사성 및 독자성을 고려하여 업무 담당자가 소기능을 세분화한 업무 단위로, 업무가 변경되어도 2개 이상으로 분리하기 어려운 업무 단위를 말한다.
7. “기록물철”이란 기록물관리의 기본단위로서 단위업무의 범위에서 관련 기록물을 편철한 1개 이상의 묶음을 말한다.
8. “기록관리기준표”란 공단에서 생산한 기록물의 체계적인 관리 및 업무 처리를 위해 단위 과제별로 처분 기준을 제시한 표로, 단위 과제별 업무 설명, 보존 기간 및 보존 기간 책정 사유, 공개 및 비치기록물 여부 등을 포함한 표를 말한다.
9. “처리부서”란 업무 처리를 주관하는 부서를 말한다.
10. “행정정보시스템”이란 행정기관이 행정정보를 생산ㆍ수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ제공ㆍ송신ㆍ수신하고 활용할 수 있도록 하드웨어ㆍ소프트웨어ㆍ데이터베이스 등을 통합한 시스템을 말한다.
11. “행정정보 데이터세트”란 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.
12. “웹기록물”이란 공공기관에서 운영ㆍ활용하는 웹사이트ㆍ블로그ㆍ소셜네트워크서비스(SNS) 등 웹을 기반으로 생산된 기록정보자료와 웹사이트 운영 및 구축과 관련된 관리정보를 말한다.
23. “기록관리 메타데이터”란 기록물의 내용, 맥락, 구조 및 기록물관리 이력과 관련된 사항을 기술하는 데이터를 말한다.

제3조(적용범위)

이 규정은 본부 및 사업장에 적용되며 기록물관리에 관하여 다른 법령이나 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에서 정하는 바에 따른다.

제2장기록관의 설치 및 운영

제4조(기록관의 설치)

1. ① 인천중구시설관리공단 이사장(이하 “이사장”이라 한다)은 공단의 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록관을 설치하여야 한다.
   
2. ② 공단의 기록관은 경영지원팀에 설치하고 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 경영지원팀장으로 한다.
   
3. ③ 이사장은 기록관에 1명 이상의 기록물관리전문요원을 채용ㆍ배치하고, 각 처리부서에 기록물관리담당자를 지정하여야야 한다.
   
4. ④ 기록관의 기록물관리담당자는 공단의 기록물관리전문요원으로 한다.

제5조(주요업무 및 업무분장)

1. ① 기록관은 효율적인 기록물관리를 위하여 다음의 업무를 수행한다.
   • 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
   • 2. 공단 보유 기록물 관리 및 활용
   • 3. 기록물생산현황 취합 및 통보
   • 4. 기록관리기준표 작성 및 관리
   • 5. 주요 회의록, 비밀기록물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
   • 6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 평가ㆍ폐기
   • 7. 처리부서 기록물관리에 대한 교육, 지도ㆍ감독
   • 8. 문서고 시설 및 장비관리 및 보안ㆍ재난 대책 수립
   • 9. 중요기록물의 선정 및 관리
   • 10. 정보공개청구 처리
   • 11. 그 밖에 공단 기록물관리에 관한 사항
     
2. ② 각 처리부서의 기록물관리담당자는 처리부서의 기록물관리를 위하여 다음의 업무를 수행한다.
   • 1. 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ관리에 관한 사항
   • 2. 처리부서별 기록관리기준표 작성ㆍ관리에 관한 사항
   • 3. 단위업무별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항
   • 4. 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항
   • 5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항
   • 6. 그 밖에 처리부서의 기록물관리에 관한 사항
     
3. ③ 제1항과 제2항 각 호의 업무에 관한 세부사항은 기록관장이 정한다.

제3장기록물의 생산 및 관리

제6조(기록물관리의 원칙)

기록관장은 기록물의 생산부터 활용까지의 모든 과정에 걸쳐 진본성(眞本性), 무결성(無缺性), 신뢰성(信賴性) 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 한다.

제7조(기록관리기준표)

1. ① 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “공공기록물법”이라 한다) 제19조제1항에 따라 공단은 업무과정에 기반을 둔 기록관리기준표를 작성ㆍ운영하여야 하며, 기록관리기준표의 관리항목은 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정 사유, 비치기록물 해당 여부 등의 관리기준을 포함하여야 한다.
   
2. ② 단위업무별 보존기간은 [별표 1]과 같다.

제8조(기록물의 생산)

1. ① 공단은 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력 정보, 업무수행과정의 보고사항, 검토사항 등을 기록물로 남겨 관리하여야 한다.
   
2. ② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각기록물을 생산하여야 한다. 이 경우 시청각기록물은 전자기록생산시스템으로 등록ㆍ관리함을 원칙으로 하며, 시행 전 ㆍ시행 과정 및 시행 이후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산하여야 한다.
   • 1. 이사장 취임식, 임용식 등 공단의 주요 행사
   • 2. 지방자치단체 및 유관 공공기관과 관련한 행사
   • 3. 이사장이 시청각기록물의 작성ㆍ보존이 필요하다고 인정하는 사항
   • 4. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

제9조(기록물의 등록)

1. ① 공단이 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하고 이를 임의로 수정 또는 삭제되지 아니하도록 관리하여야 한다.
   
2. ② 공단 업무의 특성상 부득이하게 비전자적으로 생산ㆍ등록 및 관리되는 종이기록물의 경우 기록관리기준표 상에 비치기록물로 명기하여 관리하여야 한다.

제10조(기록물의 분류)

공단은 「공공기록물법」 제25조에 및 본 규정 제7조 따른 기록관리기준표에 따라 처리부서별ㆍ단위업무별로 해당 기록물을 분류하여 관리하여야 한다.

제11조(기록물의 정리)

1. ① 처리부서의 장은 매년 2월말까지 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등을 하여야 한다.
   
2. ② 각 처리부서의 기록물관리담당자는 다음 각 호의 사항을 포함하여 기록물 정리 업무를 시행하여야 한다.
   • 1. 전자기록생산시스템에 등록되지 않은 기록물의 여부를 확인하여 누락기록물을 추가로 등록한다.
   • 2. 비치기록물 여부, 공개여부, 비밀여부 등을 확인하여 변경이 필요한 경우에는 등록정보를 수정한다.
   • 3. 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물의 경우 내용 정보를 확인한 후 기록물철 단위의 면표시를 최종적으로 확정ㆍ표기한다.
   • 4. 기록물철을 생산연도별ㆍ보존기간별로 구분하여 보존상자에 담는다.
   • 5. 그 밖에 기록관장이 정하는 기록물의 정리에 관한 사항을 행한다.

제12조(기록물 생산현황통보)

1. ① 처리부서 기록물관리담당자는 기록물의 정리가 완료되어 그 결과가 전자기록생산시스템의 등록정보에 반영된 후 기록물 생산현황을 작성하여 기록관에 통보한다.
   
2. ② 기록관의 기록물관리담당자는 각 처리부서의 기록물 생산현황을 취합하여 공단의 기록물 생산현황을 작성한다.

제13조(기록물의 이관)

1. ① 공단은 기록물을 처리부서에서 보존기간의 기산일부터 2년의 범위에서 보관한 후 기록물철 단위로 기록관으로 이관하여야 한다. 다만 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 [별지 제1호서식]의 기록물 이관 연기신청서를 기록관에 제출한 후 처리부서에 두고 활용할 수 있다.
   
2. ② 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 이관하는 경우에는 이관대상 기록물철을 단위업무별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 [별지 제2호서식]의 이관목록과 함께 제출하여야 한다.

제14조(비치기록물)

1. ① 비치기록물로 지정된 기록물철에 대하여는 기록관리기준표로 정하는 비치기간까지 그 처리부서에서 보관할 수 있다.
   
2. ② 비치기록물을 보존하고 있는 처리부서의 장은 비치기록물의 비치기간이 종료된 경우에는 다음 연도 중에 기록관으로 이관하여야 한다.

제15조(비밀기록물의 관리)

1. ① 기록관의 장은 비밀 기록물 관리에 필요한 별도의 전용서고 등 비밀 기록물 관리체계를 갖추고 전담 관리요원을 지정하여야 하며, 비밀기록물 취급과정에서 비밀이 누설되지 아니하도록 보안대책을 수립·시행하여야 한다.
   
2. ② 기록물관리전문요원은 매년 5월 말까지 [별지 제3호서식]에 따른 전년도 비밀기록물의 생산·해제 및 재분류 현황을 작성하여 기록관장에게 보고하여야 한다.
   
3. ③ 이 외의 공단 비밀기록물 관리에 관한 내용은 공단 보안업무규정을 따른다.

제4장기록물의 편철 및 보존

제16조(기록물의 편철)

1. ① 공단은 업무수행과정이 반영되도록 단위업무의 범위에서 1개 이상의 기록물철을 만들어 해당 기록물을 편철하여야 하며, 처리부서의 장은 단위과제별 기록물철 작성기준을 정하여 기록물이 체계적으로 편철ㆍ관리되게 하여야 한다.
   
2. ② 공단은 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 공단의 사무관리규정이 정하는 방식에 따라 기록물 분류기준 및 기록물 종류별 관리에 적합한 보존용 파일 및 용기에 넣어 안전하게 관리하여야 한다.

제17조(기록물의 보존)

1. ① 기록관장은 기록물을 안전하게 보존관리하기 위하여 보존환경의 유지, 보안대책 및 재난대비 계획 수립ㆍ시행 등 필요한 조치를 취하여야 한다.
   
2. ② 기록물은 기록물 형태, 처리부서 등을 구분하여 문서고에 배치하여야 하며, 구체적인 배열방식은 공단 사무관리규정 제57조를 따른다.
   
3. ③ 기록관장은 보존 중인 기록물에 대하여 3년에 한 번 [별지 제4호서식]의 정수점검과 상태점검을 실시하여야 한다. 이 경우 기록물의 상태검사 기준은 [별표 2]와 같다.

제18조(보존방법)

1. ① 공단이 보존 중인 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물은 다음 각 호의 어느 하나의 방법으로 보존하여야 한다.
   • 1. 원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법
   • 2. 원본을 그대로 보존하는 방법
   • 3. 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법
     
2. ② 보존기간 10년 이하인 기록물을 제1항제3호의 방식으로 기록물을 보존하려는 경우에는 보존용 전자매체(정보처리능력을 가진 장치에 의하여 구동 또는 연결되는 저장장치)에 수록하여야 한다.
   
3. ③ 보존기간 30년 이상인 기록물은 원본을 그대로 보존하거나 공인전자문서보관소를 이용하여야 한다.

제19조(보존장소)

1. ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 문서고를 설치하여야 하며, 관리책임자를 지정하고 항온·항습 설비, 이중잠금장치 등 필요한 조치를 취하여야 한다.
   
2. ② 문서고의 관리책임자는 문서고 출입과 기록물의 입ㆍ출고가 통제되도록 관리하여야 한다.
   
3. ③ 문서고의 시설ㆍ장비 및 환경기준은 [별표 3]을 따른다.

제5장기록물의 평가 및 폐기

제20조(기록물 평가 및 폐기)

1. ① 기록관장은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 생산부서 의견조회, 기록물관리전문요원의 심사 및 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.
   
2. ② 기록물 평가 및 폐기를 위한 과정에서 발생한 회의와 심의 내용에 대해서는 [별지 제5호서식]의 회의록과 [별지 제6호서식]의 기록물평가심의서를 작성ㆍ관리하여야 한다.

제21조(기록물평가심의회 구성)

1. ① 이사장은 기록관의 기록물 평가 및 폐기를 위하여 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 구성ㆍ운영하여야 한다.
   
2. ② 심의회의 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간 전문가 및 공단 직원으로 구성하고, 2명 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다.
   
3. ③ 위원장은 기록관장으로 하며, 심의회를 대표하며 심의회 운영을 총괄한다.
   
4. ④ 민간전문가는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자로 위촉하고, 임기는 2년으로 하되 1회에 한하여 연임할 수 있다.
   • 1. 기록관리학, 문헌정보학, 역사학, 행정학 등 관련분야 전공자로 기록물 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 자
   • 2. 관련분야 연구기관의 연구원
   • 3. 기록물관리전문요원 등 실무경험을 갖춘 기록관리 전문가
     
5. ⑤ 위원장과 내부위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 인사발령 등 변동이 있을 때에는 후임자가 자동 승계한다.
   
6. ⑥ 내부위원은 타 부서의 부서장 중 위원장이 지정한다.
   
7. ⑦ 심의회 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두며, 간사는 기록물관리전문요원이 담당한다.

제22조(기록물평가심의회 운영)

1. ① 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
   • 1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부
   • 2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기
   • 3. 그 밖의 보존기록물 폐기와 관련하여 필요한 사항
     
2. ② 평가심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하며, 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
   
3. ③ 위원장 및 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적으로 이용하거나 누설하여서는 아니 된다.
   
4. ④ 평가심의회의 회의에 참석한 민간위원에 대하여는 예산의 범위에서 회의참석수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제6장기록물의 공개 및 열람

제23조(정보공개심의회 구성 및 운영)

정보공개심의회 구성 및 운영에 관한 사항은 공단 정보공개 운영지침을 따른다.

제24조(기록물 열람 및 대출)

1. ① 보존기록물의 열람 및 대출시간은 직원의 근무시간과 같이 한다.
   
2. ② 문서고에 보존 중인 기록물을 업무에 사용하기 위해 서고 외 지역으로 반출하려는 경우에는 기록관장의 승인을 받아 [별지 제7호서식]의 기록물 반출ㆍ반입서를 문서고 관리책임자에게 제출하여야 한다.
   
3. ③ 보존기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
   
4. ④ 보존기록물을 대출한 직원이 휴직ㆍ정직ㆍ퇴직 또는 휴가ㆍ병가ㆍ장기출장 시에는 즉시 기록물을 반납하여야 한다.

제25조(열람 및 대출의 제한)

기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 보존기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비 포함) 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 공단 홈페이지 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
4. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
5. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제7장기록물의 보안

제26조(보안관리)

1. ① 기록관장은 공단의 문서고를 통제구역으로 지정하고, 문서고 관리책임자를 통해 보안관리를 실시한다.
   
2. ② 문서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지한다. 다만, 관람이나 견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
   
3. ③ 문서고에 출입하는 자는 반드시 [별지 제8호서식]의 문서고 출입자 관리대장을 작성하여야 한다.
   
4. ④ 문서고에 배치된 보존기록물은 [별지 제9호서식]의 보존기록현황표에 맞춰 등록하고, 필요시 전산장비를 통해 검색할 수 있도록 관리한다.

제27조(재난ㆍ보안대책)

기록관장은 출입 인원, 보존시설, 전산장비 및 기록물 등으로 구분하여 보안대책을 수립ㆍ시행하여야 하며, 기록물의 대피 우선 순위, 근무자 안전규칙 등을 포함하는 기록물 재난대비책을 수립ㆍ시행하여야 한다.

제28조(점검)

서고관리책임자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 등 시설물 작동상태와 보유기록물의 오손 여부, 해충의 발생 여부 등의 점검
2. 보존기록물의 열람 및 대출상황 점검
3. 그 밖에 서고관리를 위해 기록관장이 필요하다고 인정하는 업무

제8장보칙

제29조(기록물 관리실태 점검 및 교육)

1. ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존과 효율적 관리를 위하여 처리부서의 기록물 관리 실태를 점검할 수 있다.
   
2. ② 공단의 기록물관리전문요원은 기록물관리 업무의 수행을 위하여 처리부서의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제30조(세부사항)

이 규정의 운영에 관한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.

부칙

제1조(시행일) 이 규정은 공포일부터 시행한다.
제2조(경과규정) 이 규정 시행 당시 공단에서 보유하고 있는 기록물은 이 규정에 의한 기록물로 본다.